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Situation souvent rencontrée dans plusieurs structures ayant jalonné mon parcours professionnel, les emails reçus avec pièce jointe et sans plus d’accompagnement que du minimum rédactionnel… mais sans toutefois expliciter le contenu. Nous allons simplement envisager comment faire mieux et pourquoi c’est parfois nécessaire.

Souvent, nous échangeons avec des proches ou des collègues connus, des documents et informations en allant au plus simple, parce qu’on a évoqué le sujet, parce la PJ est attendue, parce qu’on en connaît le contenu précisément… Dans ce cas, on conviendra qu’il n’est pas nécessaire de s’épancher et de digresser.

En voici un exemple : « Michel, tu trouveras en PJ le projet de note de service que nous avons travaillé en réunion. Pour relecture et modifications avant validation. Chloé. »

Or, parfois, un email important, comme une note de service est transmis à l’ensemble de la structure sans plus d’explications en corps d’email et cela peut entraîner une moindre efficacité (adoption des contenus), que la direction ou le service juge pourtant importante.

Nous allons réfléchir à partir du cas pratique suivant :

L’email que « mon petit doigt » a reçu réellement dans son entreprise.

Lorsque vous recevez ce type d’email important, comme une note de service, en envoi collectif, il existe au moins 2 points de vue et manières d’appréhender l’email accompagnant le document en PJ :

1. LA POSTURE DESCENDANTE. L’information suit la voie hiérarchique top-down ou par Service. Il est de la responsabilité et de la conscience professionnelle de chacun de s’intéresser à la PJ : en effet, vous pouvez le tourner dans tous les sens, il est de votre devoir professionnel d’ouvrir la « note RH » et de prendre connaissance du contenu, de vous l’approprier en fonction de votre situation. Une synthèse peut être rédigée par chaque Manager pour les besoins de son équipe (cela peut avoir des vertus!).

2. L’INTENTION D’ACCOMPAGNEMENT. Elle traduit la volonté ou l’intérêt de l’émetteur de mettre tout en oeuvre pour s’assurer que chacun-e s’approprie les éléments qui le-la concernent « pour application ». Il s’agit alors d’un outil de communication au service de la compréhension et de la mise en oeuvre par toutes et tous.

Pourquoi faut-il envisager de développer l’information contenue dans le corps de texte de l’email?

  • pour stipuler l’objet et les attendus, notamment si c’est pour information, pour mise en oeuvre, ou encore mise en conformité… Les attentes sont variées : autant les indiquer dans le message aux destinataires.
  • pour stipuler le délai que l’on a pour mettre en oeuvre ou ou se mettre en conformité. En effet, plus la date de mise en application est proche, plus on a intérêt de préciser l’échéance, cela facilite la rapidité de prise de connaissance.
  • pour motiver les destinataires à prendre connaissance. En effet, selon sa charge de travail ou son état d’esprit au moment de la réception et sa propre priorisation, on peut reporter la « Note » et ne finalement pas l’ouvrir. Aussi parce ce que cela concerne tout le monde, mais aussi chacun, individuellement : « Tu as bien envoyé la note à tout le monde? »… « oui »… Mais l’objectif est bien qu’individuellement le contenu soit connu pour mise en oeuvre. Le collectif est une somme d’individus, qui sont différents, on l’oublie parfois. Oui, on peut se sentir plus ou moins concerné ou investi ou impacté a priori, juste à la lecture du titre de la PJ, soit la « Note RH ».
  • pour que la « note » soit comprise. Quelle que soit la qualité de la « Note », il est possible d’en annoncer le sujet et les intentions en corps d’email, avec la possibilité de se rapprocher de son +1 ou du service émetteur.
  • pour que la « note » soit mise en oeuvre/appliquée. C’est la vocation principale, même si les 2 points précédents en sont un prérequis. Il est donc peut-être judicieux de l’exprimer simplement dans l’email aussi.
  • pour faciliter et simplifier la tâche de chacun. Tout simplement parce que parfois, sur un support de plusieurs pages, il n’y a que peu d’infos qui concernent certains en particuliers, alors c’est parfois vécu comme une perte de temps en lecture.
  • pour éviter aux personnes non concernées par la mise en oeuvre personnelle de perdre du temps. Le plus simple, si cela est possible est de préciser lorsque chacun-e est concerné-e. Il se peut également que des collègues reçoivent « pour information » et à ce titre, toute mention de cette spécificité en corps d’email n’obligeant pas à lire toute la note est la bienvenue. Ne pas perdre de perspective que dans les structures professionnelles et associatives, il existe une diversité de fonctions : salariés, élus, bénévoles, Services Civiques…

Finalement, au vu des ces points soulevés, comment cet email de diffusion de « Note RH » aurait pu être libellé dans le corps de l’email?

Il y a de nombreuses façons d’expliciter le sujet et certainement, vous avez des pratiques propres à votre structure avec lesquelles il faudra peut-être composer. Mais ce travail de rédaction, même si vous le trouvez chronophage ou superflus, est à mon sens nécessaire, car il est un vecteur important de sa mise en oeuvre. Donc, voici un exemple de rédactionnel qui aurait pu accompagner plus efficacement la Note, sans en être la seule expression possible :

Un exemple de contenu rédactionnel en corps d’email plus efficient.

Voilà, c’est un long sujet pour ce que d’aucuns qualifieraient de « détail », car ils-elles estiment que la responsabilité repose sur chacun-e. Aussi, je vous le reformule : préférez-vous transmettre un note de service en espérant qu’elle soit adoptée par l’ensemble de la structure ou préférez-vous vous donner davantage de chances que ce soit effectivement le cas?

A votre service!

Auteur: Luc TODESCO, Organis’Action Consult, 29/08/2020.